١. يصلك عميل جديد
تحتفظ باسمه ووسيلة التواصل وطلبه في سجل واحد. إذا سبق أن تواصل معك، تراجع السجل نفسه بدلاً من البحث بين الرسائل والأوراق.
٢. تحدد من يتابع الطلب
تحدد الموظف المسؤول عن العمل. يستطيع الموظف قراءة ما حدث مع العميل وما الذي يحتاج إلى إنجازه، حتى لا يبدأ المتابعة دون معرفة سابقة.
٣. تعرف أين وصل الطلب
تقرأ الحالة والملاحظات وآخر تواصل. تعرف هل ينتظر العميل اتصالاً أو معلومة أو إجراءً من الفريق، وتحدد موعد المتابعة عندما يلزم.
٤. تحفظ نتيجة ما حدث
بعد التواصل أو المعالجة، تختار النتيجة المناسبة وتحفظها. يبقى السجل مرجعاً للفريق إذا انتقل الطلب إلى موظف آخر.
٥. تراجع ما أنجزه الفريق
تحدد الفترة في التقارير وتراجع الطلبات ونتائجها. تساعدك التفاصيل على معرفة ما اكتمل وما يحتاج إلى متابعة، دون خلط عدد المكالمات بعدد الطلبات المكتملة.